Compliance-Untersuchung: Wer muss die Kosten tragen?

Das Thema Compliance wird in den letzten Jahren immer wichtiger. Bei Verstößen von Compliance-Richtlinien durch einen Arbeitnehmer werden häufig externe Dienstleister mit der Ermittlung der Tatsachen beauftragt. Wenn ein Verstoß bei dieser Ermittlung festgestellt wird und dieser eine Vertragspflichtverletzung darstellt. Da solche externen Ermittlungen meist sehr kostspielig sind, stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber die Dienstleisterkosten vom Arbeitnehmer ersetzt verlangen kann.

Wer trägt in der Regel die Kosten?

Grundsätzlich gilt im arbeitsgerichtlichen Prozess, dass jede Partei in der ersten Instanz ihre gerichtlichen Kosten selbst trägt. Hierbei wird von dem Grundsatz im Zivilverfahren abgewichen, dass die unterlegende Partei die Anwaltskosten der obsiegenden Partei trägt.

Diese Regelung bezieht sich nach Rechtsprechung der Arbeitsgerichte auch auf vor- und außergerichtliche Kosten (Bsp.: Mahnschreiben).

Zählen Compliance-Kosten zu den gerichtlichen Kosten?

Die Kosten einer spezialisierten Anwaltskanzlei oder eines Detektivs können nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts erstattungsfähig sein, wenn:

Anwaltskosten:

  • Konkreter Verdacht einer erheblichen Pflichtverletzung
  • Arbeitnehmer muss vorsätzlich und tatsächlich gehandelt haben
  • Arbeitnehmer muss überführt werden
  • Ermittlung muss erforderlich sein
  • Strenge Überprüfung der anwaltlichen Arbeitsstunden ergeben Erforderlichkeit
  •  

Detektivkosten:

  • Konkretes Verdachtsmoment die noch nicht abschließend geklärt sind
  • Überführung einer vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung
  • Ermittlung muss objektiv Geboten sein
  • Ermittlung muss für Rechtsverfolgung notwendig sein

Was gibt es zu beachten damit die Kosten ersatzfähig sind?

Für den Arbeitgeber ist zu beachten, dass die Kosten nur ersatzfähig sind, wenn er eine substantiierte Darlegung der einzelnen Ermittlungen und ihre Erforderlichkeit erbringen kann. Dies gelingt dann, wenn die Beauftragten Spezialisten detailliert dokumentieren:

  • welche Leistungen sie erbracht haben
  • wie lange sie diese Leistungen erbracht haben
  • welche Vertragspflichtverletzungen untersucht werden
  • welche Verdachtsmomente ab wann bestanden

Je substantiierter die Darlegung erfolgt, desto größer ist die Chance, dass die Kosten vom Arbeitsgericht als ersatzfähig eingestuft werden.

Stefan Schröter

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Fachanwalt für Versicherungsrecht
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