SCHACHT International: Wie gründet man Repräsentanzen in China? How to set up Representative Offices in China?

– English version below –

Wie ausländische Unternehmen Niederlassungen (Repräsentanzen) in China gründen

Wenn Sie im Begriff sind, in den chinesischen Markt einzutreten, und Ihr Unternehmen außerhalb Chinas grenzüberschreitende Geschäfte mit Geschäftspartnern in China abwickeln kann, dann brauchen Sie nur eine Niederlassung (Repräsentanz) in China zu gründen, über die Sie Marktforschung betreiben, mit Geschäftspartnern in Kontakt treten und Import-/Exportgeschäfte abwickeln können.

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf dem chinesischen Markt weiter lokalisieren möchten, z. B. um Geschäfte innerhalb Chinas zu tätigen, können Sie die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (d. h. eines “ausländisch investierten Unternehmens") in China in Betracht ziehen.

Im Allgemeinen ist es für ausländische Unternehmen einfacher, Repräsentanzen in China zu gründen als für Unternehmen mit ausländischen Investitionen. Mit der Verabschiedung des neuen Gesetzes über ausländische Investitionen im Jahr 2019 hat China jedoch die Beschränkungen für die Gründung und den Betrieb ausländisch investierter Unternehmen schrittweise gelockert, so dass die Vorteile von Repräsentanzen allmählich schwinden.

Im Allgemeinen gibt es folgende Unterschiede zwischen ihnen:

1. Unterschiede zwischen Repräsentanzbüros und ausländisch investierten Unternehmen

Im Allgemeinen gibt es folgende Unterschiede zwischen ihnen:

i. Ist die Niederlassung genehmigungspflichtig?

Für Repräsentanzbüros: Nein.
Die Gründung einer Repräsentanz in China durch ein ausländisches Unternehmen unterliegt in der Regel nur der Registrierungspflicht.

Für im Ausland investierte Unternehmen: Ja.
Die Gründung eines ausländisch investierten Unternehmens in China ist unter bestimmten Umständen sowohl genehmigungs- als auch registrierungspflichtig.

ii. Gibt es irgendwelche Beschränkungen hinsichtlich der für sie verfügbaren Branchen?

Für Repräsentationsbüros: Nein.
Da Repräsentanzbüros keine gewinnbringenden Tätigkeiten ausüben dürfen (vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen), schränken die chinesischen Gesetze die Branchen, mit denen sie in Kontakt treten, nicht ein.

Für im Ausland investierte Unternehmen: Ja (in einigen Fällen).
China hat eine Negativliste für ausländische Investitionen aufgestellt, die ausländische Investitionen in den auf der Negativliste stehenden Branchen einschränkt oder verbietet.

iii. Gibt es Beschränkungen für den Anteil der von Investoren gehaltenen Aktien?

Für Repräsentationsbüros: Nein.
Repräsentanzbüros werden von ausländischen Unternehmen unabhängig gegründet, d.h. sie befinden sich zu 100% im Besitz ausländischer Unternehmen.

Für Unternehmen mit ausländischer Beteiligung: Ja (in einigen Fällen).
In bestimmten Branchen begrenzt China den Anteil der von ausländischen Investoren gehaltenen Aktien.

2. Was ist ein Repräsentanzbüro?

Eine Repräsentanz ist ein Büro, das von einem ausländischen Unternehmen in China eingerichtet wurde, um gemeinnützige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des ausländischen Unternehmens auszuüben.

3. Was kann ein Repräsentanzbüro tun?

Im Allgemeinen kann die Repräsentanz Marketing- und Verbindungsarbeit in Bezug auf das ausländische Unternehmen leisten, aber keine gewinnbringenden Tätigkeiten wie Produktion und Verkauf ausüben. Zu den Tätigkeiten, die sie ausüben kann, gehören insbesondere

i. Marktforschung, Ausstellungs- und Werbetätigkeiten im Zusammenhang mit den Produkten oder Dienstleistungen des ausländischen Unternehmens;

ii. Verbindungstätigkeiten im Zusammenhang mit dem Verkauf von Produkten, der Erbringung von Dienstleistungen, der Beschaffung und Investitionen des ausländischen Unternehmens in China.

Errichtet ein ausländisches Unternehmen eine Repräsentanz ohne Registrierung oder übt es über die Repräsentanz andere als die oben genannten Geschäftstätigkeiten aus, kann die Registrierungsbehörde anordnen, dass es seine Aktivitäten einstellt und eine Geldstrafe von weniger als 200.000 CNY verhängen.

Wenn eine registrierte Repräsentanz gewinnbringende Tätigkeiten ausübt, kann die Registrierungsbehörde ihre Einkünfte und ihr Vermögen beschlagnahmen, eine Geldstrafe von weniger als 500.000 CNY verhängen oder sogar ihre Registrierungsurkunde widerrufen.

4. Unter welchen Umständen kann eine Repräsentanz gewinnbringende Tätigkeiten ausüben?

Nur unter bestimmten Umständen, d.h. wenn ein von China geschlossener internationaler Vertrag die Einrichtung einer Repräsentanz mit gewinnbringenden Tätigkeiten erlaubt und das ausländische Unternehmen die entsprechenden Bestimmungen des besagten Vertrages erfüllt, kann seine Repräsentanz die Einrichtung einer solchen Repräsentanz beantragen.

So erlaubt China beispielsweise Repräsentanzen ausländischer Anwaltskanzleien, ausländischer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und ausländischer Fluggesellschaften die Erbringung von Rechtsdienstleistungen, Buchhaltungs- und Steuerberatungsdiensten, Flugticketdiensten usw. in China.

5. Was ist das Wesen einer Repräsentanz?

Eine Repräsentanz ist keine juristische Person, sondern eine Niederlassung des ausländischen Unternehmens.

Das ausländische Unternehmen haftet für die Schulden seiner Repräsentanz in China. So hat beispielsweise das Oberste Volksgericht der Volksrepublik China in einem Fall entschieden, dass die rechtlichen Verbindlichkeiten, die sich aus allen Geschäftstätigkeiten der Repräsentanz in China ergeben, von dem von ihr vertretenen ausländischen Unternehmen zu tragen sind.

Darüber hinaus darf eine Repräsentanz in China keine Geschäfte tätigen, die den Status einer juristischen Person erfordern.

So kann eine Repräsentanz beispielsweise keine Marke in China anmelden. Das chinesische Markenamt hat diese Ansicht in einem Fall geäußert und darauf hingewiesen, dass erstens eine Repräsentanz keine geschäftlichen Aktivitäten ausüben kann, zu denen auch die Anmeldung einer Marke gehört, und zweitens eine Repräsentanz keine juristische Person ist und nach dem chinesischen Markenrecht nur juristische Personen, natürliche Personen und andere Organisationen eine Marke anmelden können, weshalb die Repräsentanz dazu nicht qualifiziert ist.

Dennoch können ausländische Unternehmen natürlich Markenagenturen direkt mit der Beantragung der Markeneintragung beauftragen.

6. Wie zahlt eine Repräsentanz Steuern?

Das ausländische Unternehmen, das eine Repräsentanz einrichtet, muss die Einkommenssteuer und die Mehrwertsteuer entrichten.

Als nicht in China ansässiges Unternehmen im Sinne des chinesischen Unternehmenssteuergesetzes muss ein ausländisches Unternehmen die Einkünfte aus seiner Repräsentanz in China und die außerhalb Chinas erzielten, aber faktisch mit der Repräsentanz verbundenen Einkünfte erklären und versteuern.

Der chinesische Steuersatz für Unternehmenseinkünfte beträgt 25 %.

Der chinesische Mehrwertsteuersatz beträgt 17% für Handel und 11% für Dienstleistungen. Der Mehrwertsteuersatz für kleine Steuerzahler beträgt 3 %.

Wenn eine Repräsentanz den chinesischen Steuerbehörden Finanzinformationen zum Nachweis ihrer Steuerbemessungsgrundlage vorlegen kann, sollte sie die Steuererklärung anhand der tatsächlichen Daten abgeben.

Ist eine Repräsentanz nicht in der Lage, genaue Finanzdaten zum Nachweis ihrer Steuerbemessungsgrundlage vorzulegen, sollte sie die Steuererklärung auf der Grundlage der Steuerbemessungsgrundlage abgeben, die sich aus den Ausgaben und der vom Finanzamt festgelegten Gewinnquote ergibt. Mit anderen Worten: Je geringer die Ausgaben der Repräsentanz sind, desto geringer ist die zu zahlende Steuer.

7. Wie kann eine Repräsentanz ihren Sitz wählen?

Ein ausländisches Unternehmen kann den Sitz seiner Repräsentanz nach eigenem Ermessen wählen. Wenn jedoch die nationale Sicherheit und soziale/öffentliche Interessen dies erfordern, können die zuständigen Abteilungen der chinesischen Regierung von den Repräsentanzen verlangen, ihren Sitz zu ändern.

8. Wie sollte sich eine Repräsentanz benennen?

Der Name einer Repräsentanz setzt sich nacheinander aus folgenden Bestandteilen zusammen: der Nationalität des ausländischen Unternehmens, dem chinesischen Namen des ausländischen Unternehmens, dem Namen der Stadt, in der sich die Repräsentanz befindet, und den Worten “代表处" (d.h. Repräsentanz); der Name darf keine gesetzlich verbotenen Wörter enthalten. Zum Beispiel hat 德国默克公司北京代表处, der Name der Pekinger Repräsentanz der deutschen Merck KGaA, die genannten vier Elemente.

9. Wer ist der Hauptvertreter?

Ein ausländisches Unternehmen muss einen Hauptvertreter ernennen, der im Rahmen der schriftlichen Ermächtigung durch das ausländische Unternehmen die Antragsunterlagen für die Registrierung der Repräsentanz im Namen des ausländischen Unternehmens unterzeichnen kann. Das ausländische Unternehmen kann einen bis drei Vertreter, einschließlich des Hauptvertreters, entsprechend seinen geschäftlichen Bedürfnissen ernennen.

Die Person des Hauptvertreters darf weder in China strafrechtlich verurteilt worden sein noch als Hauptvertreter oder Vertreter eines anderen Vertretungsbüros tätig gewesen sein, dessen Registrierungsbescheinigung widerrufen oder zurückgenommen wurde.

10. Wie lange dauert es, ein Vertretungsbüro einzurichten?

Die Registrierungsbehörde entscheidet innerhalb von 15 Tagen nach Annahme des Antrags über die Genehmigung der Registrierung.

11. Welche Unterlagen sind für den Antrag auf Errichtung einer Repräsentanz erforderlich?

Bei der Beantragung der Errichtung einer Repräsentanz muss ein ausländisches Unternehmen der Registrierungsbehörde folgende Unterlagen vorlegen:

(1) Ein Antragsformular für die Registrierung der Gründung einer Repräsentanz;
(2) Eine Ansässigkeitsbescheinigung des ausländischen Unternehmens und eine gültige Gewerbebescheinigung über sein Bestehen seit mehr als zwei Jahren;
(3) Gründungsurkunde oder Satzung des ausländischen Unternehmens;
(4) Eine Ernennungsurkunde des Hauptvertreters und/oder des Vertreters des ausländischen Unternehmens;
(5) Ausweisdokumente und Lebenslauf des Hauptvertreters und/oder des Vertreters;
(6) Eine Kreditbescheinigung, die von einem Finanzinstitut ausgestellt wurde, das Geschäftsbeziehungen zu dem ausländischen Unternehmen unterhält;
(7) Eine Bescheinigung über die rechtmäßige Nutzung des Sitzes des Vertretungsbüros.

Es ist zu beachten, dass die Punkte (2) bis (6) notariell beglaubigt und authentifiziert werden müssen.

Nach der Gründung eines Vertretungsbüros stellt die Registrierungsbehörde eine Registrierungsbescheinigung für das Vertretungsbüro und die Vertretungsbescheinigungen für den Hauptvertreter und/oder die Vertreter aus.

Die für die Gründung eines Vertretungsbüros in Peking erforderlichen Unterlagen und Verfahren finden Sie auf der Website der Stadtverwaltung von Peking.

Die für die Gründung einer Repräsentanz in Shanghai erforderlichen Unterlagen und Verfahren finden Sie hier auf der Website der Stadtverwaltung Shanghai.

12. Kann der Vertreter eines Repräsentanzbüros für längere Zeit in China bleiben?

Nach der Gründung eines Vertretungsbüros müssen die Vertreter und ihre Familienangehörigen mit den Genehmigungsbescheinigungen bei der örtlichen Behörde für öffentliche Sicherheit eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen.

Die Gültigkeitsdauer der arbeitsbezogenen Aufenthaltsgenehmigung einer ausländischen Person reicht von 90 Tagen bis zu fünf Jahren; die Gültigkeitsdauer der nicht arbeitsbezogenen Aufenthaltsgenehmigung eines Ausländers reicht von 180 Tagen bis zu fünf Jahren.

Nach Erhalt der Aufenthaltsgenehmigung kann ein Vertreter ohne Visum nach China einreisen. In Anbetracht der Tatsache, dass die Beantragung eines chinesischen Visums für Ausländer in der Regel sehr mühsam ist, wird der Besitz dieser Aufenthaltsgenehmigung Ausländern die Geschäftstätigkeit in China erheblich erleichtern.

Über den Autor:

Guodong Du ist der Gründer von CJO (guodong.du@chinajusticeobserver.com)

Guodong Du ist derzeit in der Anwaltskanzlei Beijing Anli tätig. Zuvor war Guodong Du jahrelang in der Pekinger Niederlassung von Dentons tätig. Sein Tätigkeitsschwerpunkt ist die Beilegung grenzüberschreitender Streitigkeiten, insbesondere die Anerkennung und Vollstreckung von ausländischen Urteilen und Schiedssprüchen in China.

Darüber hinaus ist Guodong Du auch Forscher an der Chinesischen Universität für Politikwissenschaft und Recht (CUPL). Nach seiner Promotion an der CUPL war Guodong Du als Forscher am Forschungszentrum für Rechtsberufe und am Forschungszentrum für Justizreform der CUPL tätig. Seine Forschungsschwerpunkte sind die praktische Funktionsweise chinesischer Gerichte, die Justizreformen und chinesische Rechtsberufe.

Sie können Guodong über guodong.du@chinajusticeobserver.com erreichen.

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Unser Gastautor
Guodong Du

How Foreign Enterprises Set up Branches (Representative Offices) in China 

If you are about to enter the Chinese market, and your company outside China can conduct cross-border transactions with business partners in China, then, you only need to set up a branch (representative office) in China, through which you can do market research, get in touch with business partners, and contact import/export trade.

If you need to further localize your company in the Chinese market, for example, doing business within China, then you may consider setting up a limited liability company (i.e., “a foreign-invested enterprise”) in China.

Generally, it is easier for foreign enterprises to set up representative offices than foreign-invested enterprises in China. However, with the promulgation of the new Foreign Investment Law in 2019, China has gradually relaxed the restrictions on the establishment and operation of foreign-invested enterprises, and thus the advantages of representative offices are gradually fading away.

1. Differences between representative offices and foreign-invested enterprises

In general, the differences between them are as follows:

i. Is the establishment subject to approval?

For representative offices: No.

The establishment of a representative office in China by a foreign enterprise is usually subject to registration only.

For foreign-invested enterprises: Yes.

The establishment of a foreign-invested enterprise in China is, under specific circumstances, subject to both approval and registration.

ii. Is there any restriction on the industry available for them?

For representative offices: No.

As representative offices are not allowed to engage in any profit-making activities (subject to certain exceptions), Chinese laws do not limit the industries they contact.

For foreign-invested enterprises: Yes (in some cases).

China has set a negative list for foreign investment, restricting or prohibiting foreign investment into the industries in the negative list.

iii. Is there any restriction on the proportion of shares held by investors?

For representative offices: No.

Representative offices are established by foreign enterprises independently, that is, they are 100% owned by foreign enterprises.

For foreign-invested enterprises: Yes (in some cases).

In specific industries, China limits the proportion of shares held by foreign investors.

2. What is a representative office?

A representative office is an office set up in China by a foreign enterprise to engage in non-profit activities related to the business of the foreign enterprise.

3. What can a representative office do?

Generally, the representative office can engage in marketing and liaison work related to the foreign enterprise, but cannot carry out profit-making activities such as production and sales. Specifically, the activities it can engage in include:

i. Market research, exhibition and publicity activities related to the products or services of the foreign enterprise;

ii. Liaison activities related to product sales, service provision, procurement and investment in China of the foreign enterprise.

If a foreign enterprise establishes a representative office without registration or engages in activities other than the above-mentioned business activities through the representative office, the registration authority may order it to cease its activities and impose a fine of less than CNY 200,000.

If a registered representative office engages in profit-making activities, the registration authority may confiscate its revenue and property, impose a fine of less than CNY 500,000, or even revoke its registration certificate.

4. Under what circumstances can a representative office engage in profit-making activities?

Only under certain circumstances, that is, if an international treaty concluded by China allows the establishment of a representative office engaged in profit-making activities, and the foreign enterprise meets the relevant provisions of the said treaty, can its representative office apply for the establishment of such representative office.

For example, China allows representative offices of foreign law firms, foreign accounting firms and foreign air companies to provide legal services, accounting and tax consulting services, ticketing services, etc. in China.

5. What is the nature of a representative office?

A representative office is not a legal person, but a branch of the foreign enterprise.

The foreign enterprise shall be liable for the debts of its representative office in China. For example, the Supreme People’s Court (SPC) held in a case that the legal liabilities arising from all business activities of the representative office in China should be borne by the foreign enterprise it represents.

In addition, a representative office shall not engage in any business in China that requires a legal person status.

For example, a representative office cannot apply for a trademark in China. The China Trademark Office expressed this view in a case and indicated: first, a representative office cannot engage in business activities, which include applying for trademark registration; second, given that a representative office is not a legal person, and according to China’s trademark law, only legal persons, natural persons and other organizations can apply for trademark registration, therefore the representative office is not qualified to do so.

Nevertheless, foreign enterprises can certainly entrust trademark agencies directly to apply for trademark registration.

6. How does a representative office pay taxes?

The foreign enterprise establishing the representative office shall pay enterprise income tax and value-added tax.

As a non-resident enterprise in China’s Enterprise Income Tax Law, a foreign enterprise shall declare and pay taxes on the income derived from its representative office in China and the income generated outside China but factually connected with the representative office.

China’s enterprise income tax rate is 25%.

China’s VAT rate is 17% for trade and 11% for service. The VAT rate of small-scale taxpayers is 3%.

If a representative office can provide financial information to Chinese tax authorities to prove its tax base, it should make tax declaration according to the actual data.

If a representative office is unable to provide accurate financial information to prove its tax base, it should make tax declaration according to the tax base calculated from the expenditure and the profit ratio specified by the tax bureau. In other words, the less the expenditure of the representative office, the less the tax payable.

7. How can a representative office choose its resident place?

A foreign enterprise may choose the resident place of its representative office at its own discretion. However, if required by national security and social/public interests, the relevant departments of the Chinese government may require the representative offices to adjust its resident place.

8. How should a representative office name itself?

The name of a representative office shall consist of the following parts in sequence: the nationality of the foreign enterprise, the Chinese name of the foreign enterprise, the name of the city where the representative office is located, and the words “代表处” (meaning representative office); the name shall not contain any words prohibited by the law. For example, 德国默克公司北京代表处, the name of Beijing Representative Office of Merck KGaA of Germany, has the said four elements.

9. Who is the chief representative?

A foreign enterprise shall appoint a chief representative who, within the scope of the written authorization by the foreign enterprise, can sign the application documents for registration of the representative office on behalf of the foreign enterprise. The foreign enterprise may appoint one to three representatives, including the chief representative, according to its business needs.

The candidate of the chief representative shall neither have been subject to criminal punishment in China, nor have served as the chief representative or representative of any other representative office whose registration certificate has been revoked or withdrawn.

10. How long does it take to establish a representative office?

The registration authority shall decide on whether to approve the registration within 15 days from the date of accepting the application.

11. What documents are required to apply for the establishment of a representative office?

When applying for the establishment of a representative office, a foreign enterprise shall submit to the registration authority the following documents:

(1) An application form for registration of establishment of a representative office;

(2) A residence certificate of the foreign enterprise and a valid business certificate of its existence for more than two years;

(3) Memorandum or articles of association of the foreign enterprise;

(4) An appointment document of the chief representative and/or the representative of the foreign enterprise;

(5) Identity documents and resumes of the chief representative and/or the representative;

(6) A credit certificate issued by a financial institution that has business relations with the foreign enterprise;

(7) A legal use certificate of the resident place of the representative office.

It is worth noting that items (2) to (6) above shall be notarized and authenticated.

After the establishment of a representative office, the registration authority will issue a registration certificate of the representative office and the representative certificates of the chief representative and/or the representatives.

For materials and procedures required for the establishment of a representative office in Beijing, click here to visit the website of Beijing Municipal Government.

For materials and procedures required for the establishment of a representative office in Shanghai, click here to visit the website of Shanghai Municipal Government.

12. Can the representative of a representative office stay in China for a long time?

After the establishment of a representative office, the representatives and their family members shall, with the approval certificates, apply to the local public security organ for the residence permit.

The validity period of a foreigner’s work-related residence permit ranges from 90 days to five years; the validity period of a foreigner’s non-work-related residence permit ranges from 180 days to five years.

After obtaining the residence permit, a representative may enter China without visa. Considering that it is usually cumbersome for foreigners to apply for Chinese visa, holding this residence permit will greatly facilitate foreigners in doing business in China.

 

About the author:

Guodong Du is the founder of CJO (guodong.du@chinajusticeobserver.com)

Guodong Du is currently practicing at Beijing Anli Law Firm. Prior to this, Guodong practiced for years at the Dentons Beijing office. His legal practice focuses on the resolution of cross-border dispute resolution, in particular, the recognition and enforcement of foreign judgments and arbitral awards in China.

In addition, Guodong Du is also a researcher at the China University of Political Science and Law (CUPL). After obtaining his Ph.D. at CUPL, Guodong has been a researcher at the Legal Profession Research Center and the Judicial Reform Research Center of CUPL. His research focus area are the practical operation of Chinese courts, the judicial reforms and Chinese legal professions.

You may reach Guodong via guodong.du@chinajusticeobserver.com.

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